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Job Description Summary

Alternant en administration des ventes en charge de la gestion de la base de données clients, enregistrement des commandes, facturation, participation aux revue de règlements

Job Description

CONTEXTE DE LA DEMANDE :

L’alternant aurait une mission de renforcement du service ADV (une seule personne) pour remplir un rôle opérationnel durant son temps en entreprise et de construction et mise à jour des nouvelles interfaces du processus ADV remodelé (Mise à jour des instructions de travail, Outils de suivi et pilotage, Ajustement des missions).

MISSION / TACHES CONFIEES (détaillées) :

Le Service Administration des ventes est en charge de l’organisation et de la gestion des ventes, dès la réception de la commande jusqu’à la livraison finale, la facturation. Il travaille ainsi en relation avec les équipes de production et de vente internes, mais également avec les clients et certains fournisseurs de services en particulier.

Missions Principales

Traitement des commandes:

Valider les commandes (revue de contrat à l’engagement (tarifs, quantités, délais de règlement, délai de livraison, CGV…)

Enregistrer les commandes sous LIMS/CRM/SAP

Maintenir la base clients à jour (comptes, tarifs, contacts…)

Réaliser les demandes d’expédition des kits après vérification des stocks chez les clients

Définir et transmettre les documents d’expéditions nécessaires

Relancer auprès des clients les commandes non honorées

Gestion administrative des dossiers d’analyses:

Rapprocher les réceptions des kits aux commandes

Assurer le contact clients sur les réserves détectées par le service logistique, les changements d’analyses, l’adaptation des délais …. et en assurer le traitement administratif (Check-list)

Transmettre les opportunités commerciales au service commercial

Facturation:

Préparer la facturation sous SAP au fil des expéditions des rapports

Envoyer les factures en courrier ou email

Préparer les états de reporting : Factures à Etablir, Synthèses de facturation hebdomadaire et mensuelle

S’assurer de l’exhaustivité de la facturation (que chaque rapport expédié soit bien facturé)

Assurer un support aux clients et à la comptabilité pour l’obtention des règlements

Les Missions transverses :

Activité de suivi de la clientèle:

Assurer le standard téléphonique de l’entreprise

Centraliser les réponses aux demandes d'information des clients (hors conseils techniques)

Relancer les impayés.

Gérer les litiges, réclamations et contentieux relatifs aux aspects administratifs

Assurer l’interface client sur l’Extranet (Tenue des comptes, codes, droit d’accès)

Préparer les dossiers de formation pour nos prestataires externes ou internes

Activité de gestion:

Participer à l’évolution des systèmes d’information du poste

Rédiger et mettre à jour les documents de travail : modes opératoires, instructions, enregistrements

Participation au système de management QSE:

La fonction administration des ventes (ADV) est en charge des opérations de gestion des contrats de vente, depuis l’enregistrement des commandes jusqu’à la livraison aux clients.

Au service des clients de l’entreprise et garants du bon respect des processus administratifs, la fonction administration des ventes travaille étroitement avec les autres services du Laboratoire : commercial, logistique, finance, opérationnel, informatique…

Tous les archivages relatifs aux missions et aux dossiers d’analyses.

Si conditions particulières (travaux dangereux ? déplacements à prévoir ? profil horaire ? etc.) : Sans

Pas de travaux dangereux, Déplacements exceptionnels, Disponibilité en période d’absence de la collègue du service.

PROFIL DU CANDIDAT :

Compétences spécifiques :

Une base académique en gestion (gestion des ventes, acomptes, fiscalité, PCA…)

Une bonne maîtrise de l’outil informatique et téléphonique

Une bonne maîtrise de l’anglais exigée

Qualités requises :

Avoir le goût des chiffres et faire preuve d’une rigueur et d’une capacité d’organisation imparable.

Exercer en tant qu’administrateur des ventes demande aussi une certaine aisance relationnelle, une facilité à communiquer avec autrui et surtout un amour de la diversité.

Avoir un bon sens de la négociation car cette profession repose sur la supervision et la diplomatie

Avoir une ouverture pour la compréhension globale des activités de l’entreprise

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No